7 dôvodov prečo posielať kompletné podklady agentúre

Jednou z vecí, ktoré sme sa počas rokov naučili je, že od klientov požadujeme vždy kompletné požiadavky, respektíve podklady, vopred. Môže sa to zdať ako zanedbateľná drobnosť, avšak v praxi sme mali možnosť ponaučiť sa už niekoľkokrát. Vždy keď sme urobili výnimku a porušili sme pravidlo „kompletných podkladov“, zbytočne sa proces skomplikoval a nastali chyby, ktorým by sme sa inak bez problémov vyvarovali.

Prečo dbáme na to aby klienti posielali kompletné podklady?

Je hneď niekoľko dôvodov, prečo sme toto pravidlo zaviedli:

1. Chybovosť

Jedným z hlavných dôvodov je chybovosť a to či už z našej strany alebo zo strany klienta. Podklady sa posielajú v niekoľkých mailoch a v rôznych formách príloh. Častokrát sa potom ešte urobí zmena aj v podkladoch, ktoré už boli poslané predtým, preto je oveľa ťažšie udržať správnu komunikáciu. Nastáva chaos v tom čo vlastne zostáva a čo sa mení, prípadne čo treba doplniť. Niektoré informácie sa potom zbytočne opakujú a na niektoré sa úplne zabudne.

2. Neustále dopĺňanie

Tak ako som už spomenula vyššie, keďže podklady nie sú poslané kompletne, dochádza k dopĺňaniu. Bežne sa z doplnenia jednej drobnej informácie, stane dopĺňanie ďalších desať informácií v niekoľkých mailoch. Časom sa stratí prehľad kedy boli vlastne podklady kompletne dodané.

Práca na akejkoľvek úlohe má začať až po dodaní všetkých podkladov aby bol výsledok správny. Neustálym dopĺňaním sa natiahne dodanie podkladov aj o niekoľko týždňov napriek tomu, že je to len malá úloha. Súvisí to aj s tým, že okrem dopĺňania podkladov sa začne dodávať ešte spätná väzba a zmeny už dodaných podkladov.

3. Nejednoznačný štart prác

Ak by boli všetky potrebné podklady dodané v jednom maile, vieme jednoznačne určiť čas dodania. Avšak ak sú v nieľkokých e-mailoch, respektíve sú dodávané v rôznych dňoch, je veľmi ťažké určiť kedy máme presne s prácou začať a aký je dohodnutý deadline.

Napríklad, keď udáme čas dodania 2 týždne, prvý podklad príde na začiatku augusta a posledný príde na konci augusta, môže sa zdať, že sme úplne mimo deadlinu, keď službu doručíme druhý septembrový týždeň. Okrem toho pri mnohých službách je dôležitá spätná väzba po dodaní služby.

Napríklad pri logu, návrhy loga dodáme do 2 týždňov a potom čakáme na výber a spätnú väzbu od klienta. Ak nám teda hovorí postupne, vyše mesiaca akú farbu by mal mať font, či chce aj symbol alebo len textové logo, tak sa celkom zamotáme, kedy bol štartovací dátum. Tým pádom ani nevieme, kedy presne je dátum dodania. Preto je dôležité, ak sa dajú podklady zhrnúť do jedného e-mailu aby boli takto agentúre odoslané, všetci sa tak vyhnú chaosu a odlišným očakávaniam.

4. Naťahovanie práce

Ako som už ukázala na príklade vyššie, okrem chybovosti sa naťahuje aj čas a to u obidvoch strán. Klient sa musí stále vracať k zadaniu a vie, že agentúra na neho čaká. My ako agentúra, zas nemôžeme naplno urobiť čo treba a miešajú sa nám procesy, ktoré máme nastavené. Klient si potom niekedy predstavý kratší deadline, lebo 2 týždne od prvého e-mailu už ubehli, no nám stále chýbajú dôležité informácie.

Niekedy dostaneme niečo, čo malo byť uvedené ako prvé medzi poslednými e-mailami a napriek tomu, že sa zdá, že sme na tom mohli mesiac pracovať je to skôr naopak. Mesiac sa kopia informácie, no naše procesy a efektivita idú dolu vodou. Reálne tak dostane klient výsledok oveľa neskôr, ako keby si sadol jedno poobedie, prípadne cez víkend a jasne určil svoje požiadavky a podklady ku ktorým sa už nemusí vracať.

5. Nedostatočná kontrola a príprava zo strany klienta

Áno ste klient a ako sa vraví, klient má vždy pravdu, no napriek tomu ide predsa o váš projekt. Preto vy sami musíte udať tón. Aj tu platí pravidlo, že kvalita je dôležitejšia ako kvantita. Kontrola podkladov, ktoré posielate je nevyhnutná. Uznávam, že niekedy je to skutočne náročné skontrolovať každý detail, napríklad ak sa jedná o dlhšie texty. Avšak stáva sa nám aj to, že klienta jednoznačne upozorníme, že v texte sú chyby, no toto upozornenie je ignorované.

Chyby, nech už sú akékoľvek, sa nakoniec začnú riešiť až pri odovzdaní práce alebo dokonca niekoľko dní či týždňov po ňom. Opäť je tu zbytočný časový sklz a dvojitá práca z našej ale aj z klientovej strany. Ak máte s dodaním či kontrolou textov problém, radšej nás o tom vopred informujte, aby sme mohli zabezpečiť profesionálna, ktorý vám s tým pomôže. No aj tu platí, že musíte prispieť svojimi skúsenosťami a vedomosťami aby bol výsledok kvalitný.

6. Nespokojnosť s výsledkom

Ako som už spomenula vyššie pri odovdávaní práce, či už webu alebo grafiky, si klient všimne gramatické chyby či chyby v zmysle nešpecifikovaných úprav. Potom dochádza k nespokojnosti s výsledkom a opravám po deadline. Takéto ukončenie projektu nie je dobré ani pre nás a ani pre nášho klienta, ktorý si zaslúži výsledok, na ktorý je skutočne hrdý a je s ním spokojný. Web či grafika je prínosom pre jeho podnikanie a zákazníkov.

To je našim hlavným cieľom, aby bol klient spokojný, naša práca prinášala výsledky pre jeho podnikanie a aby sme mohli dať s hrdosťou aj my nášho klienta, ako referenciu na Seduco web. Najviac nás teší, keď je klient nadšený z výsledku a pochváli nás. Vtedy cítime, že to má zmysel. 🙂

7. Vysoká cena drobných úprav

Pri úpravách dodávaných pár dňoch či týždňoch, prudko narastá aj cena. Je to síce len úprava telefónneho čísla či nadpisu ale úlohu musí zadať account manažér grafikovi, ten si musí nájsť materiály a opätovne ich otvárať. Všetko znovu vyexportuje a dodáva. Je to síce drobnulinká úloha ale takto sa pozbiera aj hodina či dve.

Program sa nejaký čas otvára a zatvára, čas exportu a potom všetok čas vynaložený na komunikáciu. Cena za drobnú úpravu sa potom môže vyšplhať, na pohľad, na vysokú čiastku, no je možné, že na zmene čísla pracovali 3 rôzny ľudia. Číslo treba zmeniť na vizitke, na webe, na hlavičkovom papieri či v podpise. Z drobnosti sa stáva niekoľko hodinová úloha.

Záver

Keby som ešte uvažovala dlhšie, možno si spomeniem na pár ďalších bodov, avšak tieto sú určite najpodstatnejšie. Verím, že článok bude braný s nadhľadom a skôr ako malý návod na zlepšienie, nie ako kritika. Zlepšovanie sa, patrí k životu a je to súčasťou rastu. Verím, že každý z nás, pracuje na tom aby bol čo najlepším. O to sa snažíme aj my ako agentúra ale aj ako ľudia a verím, že naši klienti to vnímajú podobne, vo svojom podnikaní a živote.

Podrobnejší postup ku „Ako pracujeme pri manažovaní webového projektu“ nájdete aj v publikácii nášho článku na EcommerceBridge.

Zdroj obrázkov: Pixabay.com, Pixaybay.com